Kim są sygnaliści i jakie należy zachować procedury w firmie?

Sygnaliści to osoby, które zgłaszają naruszenia prawa w swoim miejscu pracy, zyskując tym samym szczególną ochronę prawną. W Polsce od 25 września 2024 roku wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców, mające na celu zapewnienie bezpiecznego środowiska dla osób zgłaszających nieprawidłowości. Pracodawcy muszą zatem zrozumieć, kim są sygnaliści i jakie konkretne działania powinny zostać podjęte, aby dostosować się do nowych wymogów prawnych.

Spis treści

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa, o którym dowiedziała się w kontekście swojej pracy. Może to być pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, osoba współpracująca na umowie cywilnoprawnej, wspólnik, członek organów spółki, stażysta czy praktykant. Sygnalista może zgłosić działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą dotyczyć takich kwestii jak korupcja, ochrona środowiska, ochrona danych osobowych czy wolności obywatelskie. Odpowiednia ochrona takich osób jest kluczowa, aby mogli oni działać w interesie publicznym bez obawy o reperkusje.

pracodawca dowiadujący się o sygnalistach w swojej firmie

Kto musi wdrożyć procedury ochrony sygnalistów?

Zgodnie z ustawą, obowiązek wdrożenia procedur ochrony sygnalistów spoczywa na wszystkich podmiotach, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Dotyczy to zarówno pracowników na umowach o pracę, jak i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Obowiązek ten obejmuje także jednostki sektora publicznego, z wyłączeniem gmin i powiatów liczących mniej niż 10 tys. mieszkańców. Firmy i organizacje, które nie spełnią tych wymogów, mogą narazić się na poważne sankcje prawne i finansowe.

Jakie obowiązki mają pracodawcy?

Pracodawcy muszą przede wszystkim:

Utworzyć bezpieczne kanały zgłaszania nieprawidłowości – umożliwiające anonimowe zgłoszenia.
Opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń prawa, zapewniając przy tym ochronę sygnalistów przed represjami, takimi jak zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing.
Zapewnić szkolenie dla pracowników dotyczące nowych procedur.
Zarządzać zgłoszeniami – Pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń oraz podejmować działania naprawcze w odpowiedzi na zgłoszenia sygnalistów.
Gwarantować poufność – Tożsamość sygnalisty oraz treść zgłoszenia muszą być chronione.

Oprócz tego, przedsiębiorcy powinni zadbać o regularne aktualizowanie procedur, aby były one zgodne z obowiązującymi przepisami oraz najlepiej odpowiadały specyfice działalności firmy.

Jakie są kary za naruszenie przepisów ustawy?

Niedostosowanie się do przepisów ustawy może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Pracodawcy, którzy nie wdrożą odpowiednich procedur lub utrudniają zgłaszanie nieprawidłowości, mogą podlegać karze grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do roku. Dodatkowo, działania odwetowe wobec sygnalistów, takie jak mobbing czy odmowa awansu, mogą skutkować karą pozbawienia wolności do lat dwóch. Przestrzeganie tych przepisów jest więc kluczowe, aby uniknąć niepotrzebnych problemów prawnych i reputacyjnych.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Czy każda firma musi wdrożyć procedury ochrony sygnalistów?

Nie, obowiązek dotyczy firm zatrudniających co najmniej 50 osób oraz jednostek sektora publicznego z wyjątkiem małych gmin i powiatów. Mniejsze firmy mogą wdrożyć procedury dobrowolnie. Jednakże, nawet dla mniejszych podmiotów, wdrożenie takich procedur może przynieść korzyści w postaci większej transparentności i zaufania pracowników.

2. Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista?

Sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa w zakresie korupcji, ochrony środowiska, ochrony danych osobowych oraz inne działania niezgodne z prawem. Zakres możliwych zgłoszeń jest szeroki, co pozwala na objęcie ochroną różnych aspektów działalności firmy.

3. Jakie obowiązki ma pracodawca wobec sygnalisty?

Pracodawca musi zapewnić bezpieczne kanały zgłaszania, ochronę przed represjami, przeszkolenie pracowników, zarządzanie zgłoszeniami oraz zachowanie poufności. Oprócz tego, pracodawca powinien monitorować przestrzeganie procedur oraz w razie potrzeby aktualizować je, aby odpowiadały na nowe wyzwania i zmiany prawne.

4. Jakie kary grożą za niewdrożenie procedur ochrony sygnalistów?

Pracodawcy mogą podlegać karze grzywny, ograniczenia wolności, a w skrajnych przypadkach karze pozbawienia wolności do roku. Konsekwencje prawne są poważne, dlatego warto zainwestować w odpowiednie przygotowanie i szkolenie personelu.

Podsumowanie

Wdrożenie procedur ochrony sygnalistów to nie tylko wymóg prawny, ale także element budowania zaufania i przejrzystości w firmie. Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w zakresie wdrożenia odpowiednich procedur, zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Pani Księgowej w Łodzi lub Szadku. Nasz zespół doświadczonych specjalistów pomoże Ci przygotować się na zmiany, zminimalizować ryzyko i zapewnić pełną zgodność z nowymi przepisami. Skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia, aby Twoja firma mogła działać zgodnie z prawem i w pełni zabezpieczyć interesy swoich pracowników oraz partnerów biznesowych.