Jak rozliczać koszty reklamy online i wydatki na social media w firmie?

W dzisiejszych realiach biznesowych niemal każda firma inwestuje w reklamę online i działania w mediach społecznościowych. Google Ads, Facebook Ads, Instagram czy współprace z influencerami pozwalają dotrzeć do nowych klientów, ale wiążą się też z wyzwaniami podatkowymi i księgowymi. Prawidłowe rozliczanie wydatków na promocję w sieci ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego i optymalizacji kosztów. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniam, jak rozliczać koszty reklamy online i wydatki na social media w firmie, w tym także jak księgować wydatki zagraniczne i usługi subskrypcyjne.

Spis treści

Reklama online jako koszt uzyskania przychodu – co można rozliczyć?

Koszty reklamy online mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile są ponoszone w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów firmy. Dotyczy to zarówno tradycyjnych kampanii Google Ads czy Facebook Ads, jak i płatnych współprac z influencerami czy wydatków na narzędzia do planowania postów i analityki marketingowej. Do kosztów zaliczysz m.in.:

opłaty za reklamy Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn, TikTok, YouTube,
budżety reklamowe w systemach social media,
wynagrodzenia dla influencerów za promocję,
opłaty za dostęp do narzędzi (np. aplikacje do automatyzacji social mediów, systemy mailingowe, narzędzia analityczne w modelu subskrypcyjnym),
koszty banerów, wpisów sponsorowanych, współprac partnerskich.

Każdy z tych wydatków musi być właściwie udokumentowany – najważniejsze są faktury VAT wystawione na dane Twojej firmy.

Więcej o różnych formach kosztów w działalności gospodarczej znajdziesz we wpisie: Wady i zalety różnych form opodatkowania JDG.

Księgowanie kampanii Google Ads i Facebook Ads

Google Ads i Meta (Facebook, Instagram) to najpopularniejsze platformy reklamowe wykorzystywane przez firmy w Polsce. Wydatki na promocję możesz rozliczyć w kosztach działalności, ale ważne jest, by zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów.

Faktura VAT – dlaczego jest tak ważna?

Wydatki na reklamę mogą być kosztem firmy tylko wtedy, gdy posiadasz fakturę VAT wystawioną na dane przedsiębiorstwa z poprawnym numerem NIP.
W panelu Google Ads i Facebook Ads koniecznie sprawdź ustawienia rozliczeniowe i upewnij się, że wszystkie dane są zgodne z rejestracją Twojej działalności.

Księgowanie kosztu i rozliczenie VAT

Usługi reklamowe Google Ads oraz Meta są usługami zagranicznymi (najczęściej firma zarejestrowana w Irlandii).
Co to oznacza w praktyce?

Otrzymujesz fakturę z VAT 0% (reverse charge, mechanizm odwrotnego obciążenia).
Sam rozliczasz VAT – wykazujesz zarówno VAT należny (od sprzedaży), jak i naliczony (od zakupów) w deklaracji JPK_V7.
Aby móc odliczyć VAT, musisz być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i posiadać aktywny numer VAT-UE.
Wartość netto faktury wpisujesz w koszty firmy (KPiR, pełna księgowość).

Jeśli masz wątpliwości, czy właściwie rozliczasz kampanie reklamowe, skorzystaj z konsultacji księgowych online lub postaw na współpracę z doświadczonym biurem rachunkowym w Łodzi.

Rozliczanie wydatków na influencer marketing

Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z influencerami i twórcami internetowymi. Jak poprawnie zaksięgować takie wydatki?

Umowa i dokumentacja

Podstawą do ujęcia wydatku w kosztach jest faktura VAT wystawiona przez influencera prowadzącego działalność gospodarczą.
W przypadku osób fizycznych (nieprowadzących firmy) należy podpisać umowę o dzieło lub zlecenie i rozliczyć podatek oraz składki ZUS.

Jeśli współpracujesz z influencerem z zagranicy, mogą pojawić się dodatkowe obowiązki podatkowe (np. podatek u źródła lub rozliczenie VAT na zasadach importu usług).

O tym, jak rozliczać dochody z działalności online, przeczytasz również we wpisie: Księgowość dla twórców internetowych – jak rozliczać dochody z sieci?.

Rozliczanie wydatków zagranicznych – co musisz wiedzieć o VAT?

Wiele narzędzi marketingowych oraz platform reklamowych wystawia faktury z zagranicy, np. z Irlandii (Google, Meta), USA (LinkedIn, narzędzia SaaS). W takich przypadkach pamiętaj o kilku zasadach:

Przed rozpoczęciem współpracy z zagranicznym dostawcą usług zarejestruj się do VAT-UE.
Otrzymujesz fakturę z VAT 0% – sam rozliczasz podatek VAT w Polsce (odwrotne obciążenie).
Wartość netto faktury ujmujesz w kosztach uzyskania przychodu.
Prawidłowe rozliczenie VAT pozwala na jego odliczenie (jeśli masz prawo do odliczenia VAT).

Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z biurem księgowym lub skorzystaj z konsultacji księgowych online.

Rozliczanie wydatków na usługi subskrypcyjne i narzędzia marketingowe

Model subskrypcyjny dominuje wśród narzędzi dla marketerów i osób prowadzących social media. Jak księgować wydatki na takie usługi?

Zawsze żądaj faktury VAT na dane firmowe, najlepiej z poprawnym numerem NIP/VAT UE.
Jeśli subskrypcja (np. roczna) jest opłacona z góry, rozliczaj koszt proporcjonalnie do okresu korzystania (czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów).
Narzędzia zagraniczne rozliczaj jako import usług, na zasadach reverse charge.

To szczególnie ważne, gdy korzystasz z płatnych platform do zarządzania reklamą, analizą danych czy planowania postów.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów reklamy online

Wydatki na reklamę online są pod lupą fiskusa, dlatego nie warto popełniać typowych błędów:

Brak faktur lub rachunków wystawionych na dane firmy.
Nieprawidłowy NIP lub adres na fakturze.
Płatność z prywatnej karty lub rachunku (zawsze płać z konta firmowego!).
Błędne rozliczenie VAT przy usługach zagranicznych.
Brak umowy przy współpracy z influencerem lub inną osobą nieprowadzącą działalności.

Uniknięcie tych błędów to większe bezpieczeństwo podatkowe. W razie wątpliwości postaw na sprawdzone biuro księgowe Łódź lub skontaktuj się z nami.

Więcej o optymalizacji podatkowej i najnowszych zmianach przeczytasz we wpisie: Optymalizacja podatkowa – jak legalnie obniżyć podatki w 2025 roku?

FAQ: Rozliczanie kosztów reklamy online i social media w firmie

Czy mogę rozliczyć wydatki na reklamę, jeśli nie jestem VAT-owcem?

Tak, jeśli wydatek jest udokumentowany fakturą na firmę i służy osiągnięciu przychodu, możesz wrzucić go w koszty. Nie rozliczasz jednak VAT.

Jak rozliczać wydatki na reklamę w mediach społecznościowych od zagranicznych dostawców?

Otrzymujesz fakturę bez VAT, musisz rozliczyć VAT w Polsce w ramach importu usług. Obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia.

Czy wydatki na współpracę z influencerem spoza Polski są kosztem firmy?

Tak, pod warunkiem właściwego udokumentowania. Mogą pojawić się dodatkowe obowiązki podatkowe (podatek u źródła, VAT).

Jak ująć abonament za narzędzia do social media w kosztach?

Koszt ujmujesz proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy subskrypcja (np. miesięcznie, kwartalnie).

Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu reklamy online?

Zawsze żądaj faktury, płać z konta firmowego, sprawdzaj poprawność danych, korzystaj z konsultacji księgowych online

Podsumowanie

Rozliczanie kosztów reklamy online i wydatków na social media w firmie wymaga nie tylko właściwej dokumentacji, ale i znajomości zasad rozliczania VAT, zwłaszcza w przypadku usług zagranicznych i subskrypcji. Przestrzeganie tych reguł pozwala uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej i legalnie optymalizować podatki.

Jeśli szukasz wsparcia w rozliczaniu wydatków marketingowych, wybierz sprawdzone biuro rachunkowe Łódź, nowoczesne biuro księgowe lub skontaktuj się z nami – chętnie doradzimy w sprawach podatkowych i księgowych.