KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza – co musi wiedzieć przedsiębiorca w 2026 roku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już w 2026 roku całkowicie odmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych to znacząca zmiana — zarówno w zakresie obowiązków, jak i codziennej pracy z dokumentami księgowymi.

W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, co dokładnie zmienia się dla JDG, kiedy nowe zasady zaczną obowiązywać, jak działa KSeF oraz jak przygotować firmę do nadchodzącej rewolucji w fakturowaniu.

Czym jest KSeF i dlaczego został wprowadzony?

KSeF to centralny, państwowy system elektronicznych faktur, który umożliwia:

• wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML),
• przesyłanie ich prosto do systemu Ministerstwa Finansów,
• odbieranie faktur od kontrahentów,
• automatyczne nadawanie numeru identyfikacyjnego KSeF (ID),
• archiwizację dokumentów w jednym miejscu, bez konieczności przechowywania segregatorów.

Nowy system zastąpi klasyczne faktury papierowe i PDF — w tym dokumenty tworzone w Wordzie, Excelu lub prostych programach bez integracji.

W praktyce oznacza to cyfryzację całego procesu fakturowania — co ma ułatwić pracę przedsiębiorców, uporządkować obieg dokumentów i skrócić czas księgowania.

Jeżeli prowadzisz firmę w Łodzi lub okolicach i chcesz sprawdzić, jak KSeF wpłynie na Twoje obowiązki, możesz skorzystać z doradztwa w naszym biurze rachunkowym Łódź.

KSeF a JDG – kiedy system stanie się obowiązkowy?

Wdrożenie KSeF jest podzielone na etapy:

1 lutego 2026 r. – obowiązek odbioru faktur dla wszystkich przedsiębiorców, także JDG

Każdy przedsiębiorca — niezależnie od wielkości — musi od tej daty móc odbierać faktury z KSeF.

Oznacza to, że nawet jeśli nie wystawiasz faktur, musisz mieć profil KSeF oraz możliwość pobierania dokumentów od swoich kontrahentów (np. hurtowni, dużych firm, spółek).

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania e-faktur dla większości firm

Od początku kwietnia 2026 r. faktury trzeba będzie już wystawiać wyłącznie przez KSeF
— dotyczy to także jednoosobowych działalności gospodarczych.

Do końca 2026 r. – okres przejściowy dla najmniejszych JDG

Przedsiębiorcy wystawiający faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą — tymczasowo — korzystać z faktur papierowych lub PDF, jeśli nie przekroczą limitu.

Jednak od 2027 roku KSeF stanie się standardem dla wszystkich.

Jeżeli chcesz skonsultować, czy Twoja firma spełnia warunki okresu przejściowego, możesz umówić konsultację księgową online.

Co zmieni się dla jednoosobowych działalności gospodarczych?

Zmian jest sporo — część z nich może wydawać się wyzwaniem, ale wiele przyniesie korzyści.

Zmiany i nowe obowiązki

1. Wystawianie faktur wyłącznie w KSeF (od 1.04.2026 r.).
2. Obowiązek odbioru faktur w systemie (od 1.02.2026 r.).
3. Konieczność wyboru odpowiedniego programu do fakturowania.
4. Nadawanie dostępów użytkownikom (np. księgowym).
5. Aktualizacja procedur — zwłaszcza w firmach, które do tej pory korzystały z Excela lub Worda.

To oznacza koniec prostego wystawiania faktur w plikach, które można dowolnie edytować i wysłać e-mailem.

Korzyści

1. Automatyzacja księgowości – faktury automatycznie trafiają do systemów księgowych.
2. Brak błędów w numeracji – numer KSeF nadawany jest automatycznie.
3. Pełna archiwizacja online – faktury są bezpieczne i dostępne w jednym miejscu.
4. Szybszy kontakt z księgową – nie trzeba przesyłać faktur e-mailem.
5. Profesjonalny wizerunek firmy – klienci i kontrahenci widzą, że pracujesz zgodnie ze standardami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o cyfryzacji fakturowania, zobacz wpis
„Fakturowanie w 2025 – odejście od papierologii”.

Jak przygotować się do KSeF — lista najważniejszych kroków dla JDG

1. Wybór programu do fakturowania obsługującego KSeF

Możesz użyć:

• profesjonalnego systemu do faktur z integracją KSeF,
• darmowej aplikacji KSeF udostępnionej przez MF,
• oprogramowania księgowego używanego w Twojej firmie.

Jeśli chcesz przeanalizować opcje i dobrać najlepsze narzędzie, nasze biuro księgowe Łódź chętnie doradzi.

2. Nadanie uprawnień księgowemu

Jeśli współpracujesz z księgową, musisz nadać jej dostęp do KSeF.
To pozwoli usprawnić proces księgowania i uniknąć błędów.

3. Przegląd procedur fakturowania

Jeżeli do tej pory:

• wystawiałeś faktury w Excelu,
• wysyłałeś PDF-y e-mailem,
• trzymałeś segregatory,

to proces trzeba będzie ujednolicić.

Warto wykorzystać okres przejściowy, by się przygotować.

4. Testy działania KSeF

Zanim system stanie się obowiązkowy:

• przetestuj wystawienie faktury,
• odbierz fakturę testową,
• sprawdź, jak działa aplikacja MF lub Twój program.

5. Przeszkolenie pracowników i współpracowników

Jeśli prowadzisz większą JDG z kilkoma osobami — wszyscy powinni wiedzieć, jak działają nowe procedury.

KSeF a księgowość — wsparcie, na które może liczyć JDG

KSeF to zmiana, która dotyczy także biur rachunkowych. W praktyce dobra księgowa:

• pomoże skonfigurować dostęp,
• przeprowadzi Cię przez proces wdrożenia,
• podpowie, jak optymalnie korzystać z systemu,
• zminimalizuje ryzyko błędów.

Dlatego warto rozważyć współpracę z profesjonalnym biurem:

biuro rachunkowe
księgowość Łódź

Jeżeli zastanawiasz się, jakie usługi obejmują kompleksowe rozwiązania dla przedsiębiorców, zobacz: pełną ofertę księgową

KSeF w szerszym kontekście zmian – co warto przeczytać?

Aby lepiej zrozumieć zmiany, polecamy inne wpisy:

• KSeF stanie się obowiązkowy – prezydent podpisał ustawę
• KSeF 2026 bez kar – rok przejściowy na oswojenie e-faktur
• Deklaracja VAT od 1 kwietnia 2025 – nowe wzory
• Wady i zalety różnych form opodatkowania JDG
• Najlepsze praktyki w księgowości dla freelancerów
  

Wszystkie pomagają zrozumieć szerszy kontekst zmian podatkowych i księgowych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o KSeF i JDG