Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które zrewolucjonizuje proces fakturowania w Polsce. Celem systemu jest ułatwienie obiegu dokumentów finansowych, zwiększenie transparentności oraz zapewnienie większej kontroli nad przepływem faktur. Przedsiębiorcy, zwłaszcza mniejsze firmy, powinni jak najszybciej zapoznać się z zasadami działania KSeF, aby skutecznie wdrożyć go do swojej działalności i uniknąć ewentualnych sankcji. W tym artykule omawiamy, czym jest KSeF, kto jest zobowiązany do korzystania z niego, jakie są jego korzyści, a także jakie wyzwania mogą pojawić się przy wdrażaniu tego systemu.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest umożliwienie wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2022 roku funkcjonuje na zasadzie dobrowolności, jednak w nadchodzących latach stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Dzięki KSeF, przedsiębiorcy będą mogli generować i przesyłać faktury w formacie elektronicznym, co znacząco usprawni procesy księgowe. Jeśli Twoja firma korzysta z biura księgowego, warto upewnić się, że jest ono przygotowane na nadchodzące zmiany.
Harmonogram wdrożenia KSeF
1. Dobrowolne korzystanie – od 1 stycznia 2022 roku
Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku. Od tego momentu przedsiębiorcy mogli przetestować system i korzystać z niego na zasadzie dobrowolności.
2. Obowiązkowe stosowanie KSeF dla różnych grup przedsiębiorców:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa, które osiągają roczny obrót powyżej 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek korzystania z KSeF rozszerzy się na pozostałych podatników VAT, co obejmie także małe i średnie firmy.
- Od 1 października 2026 roku – najmniejsi przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo będą zobligowani do korzystania z KSeF.
Jeśli prowadzisz firmę, możesz skonsultować się z profesjonalnym biurem rachunkowym, aby upewnić się, że wdrożenie KSeF będzie płynne i bezproblemowe.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- Podatników VAT czynnych – czyli firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT, które prowadzą sprzedaż towarów i usług.
- Podatników VAT zwolnionych – przedsiębiorców zwolnionych z VAT podmiotowo (ze względu na niskie obroty) oraz przedmiotowo (wyłączonych z VAT na mocy przepisów).
- Podmioty zagraniczne z polskim NIP – zagraniczne firmy posiadające polski NIP, uczestniczące w procedurach OSS i IOSS.
Jak działa KSeF?
Proces wystawiania faktury
W KSeF faktury są wystawiane w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury. Oto kroki, które przedsiębiorca musi wykonać:
- Tworzenie faktury – przedsiębiorca lub jego biuro rachunkowe generuje fakturę w formacie XML zgodnym ze standardem KSeF.
- Przesyłanie faktury – faktura jest przesyłana do systemu KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
- Odbiór faktury – odbiorca faktury może uzyskać dostęp do dokumentu za pośrednictwem KSeF, co ułatwia wymianę dokumentów między firmami.
KSeF integruje się z popularnymi systemami księgowymi i ERP, co umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów i minimalizuje ryzyko błędów.
Korzyści wynikające z wdrożenia KSeF
Dla przedsiębiorców:
- Automatyzacja procesu fakturowania – wystawianie faktur w formacie elektronicznym usprawnia cały proces i eliminuje błędy wynikające z ręcznego wystawiania dokumentów.
- Szybszy obieg dokumentów – faktury są natychmiast dostępne dla odbiorcy po ich wystawieniu.
- Łatwość archiwizacji – faktury są przechowywane w systemie, co upraszcza proces ich przechowywania i wyszukiwania.
Dla administracji skarbowej:
- Uszczelnienie systemu podatkowego – system umożliwia pełną kontrolę nad przepływem faktur, co zwiększa wpływy z podatków.
- Szybsze wykrywanie nieprawidłowości – analiza danych w czasie rzeczywistym ułatwia wychwytywanie błędów i oszustw podatkowych.
Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na współpracę z biurem księgowym, mogą liczyć na lepsze zarządzanie finansami swojej firmy i zgodność z obowiązującymi przepisami.
Wyzwania i przygotowania do wdrożenia KSeF
Chociaż KSeF niesie wiele korzyści, jego wdrożenie wiąże się również z wyzwaniami:
- Dostosowanie systemów księgowych – przedsiębiorcy będą musieli upewnić się, że ich systemy księgowe obsługują format XML i są zgodne z wymogami KSeF.
- Szkolenie pracowników – aby skutecznie korzystać z KSeF, warto przeprowadzić szkolenia dla zespołu, co pozwoli na lepsze zrozumienie nowego systemu.
- Koszty wdrożenia – implementacja nowych rozwiązań technologicznych, a także dostosowanie systemów księgowych, mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Jeśli potrzebujesz wsparcia, możesz skonsultować się z profesjonalnym biurem rachunkowym, które pomoże w przejściu na nowy system.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Tak, od momentu obowiązkowego wdrożenia KSeF, faktury papierowe zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi w formacie elektronicznym, co oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli przejść na cyfrowe fakturowanie.
Nie, faktury wystawiane na potrzeby konsumentów nie będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Obowiązek dotyczy jedynie faktur wystawianych między przedsiębiorcami (B2B).
Przewidziane są kary finansowe dla przedsiębiorców, którzy nie będą przestrzegać obowiązku korzystania z KSeF. Sankcje te wejdą w życie od 1 stycznia 2025 roku, dlatego warto przygotować się wcześniej i upewnić się, że Twoje biuro księgowe jest gotowe na zmiany.
Tak, w razie awarii systemu lub problemów technicznych po stronie podatnika, możliwe jest wystawienie faktury w trybie offline. Fakturę należy następnie przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.
Tak, system obejmuje również podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT, więc nawet przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kluczowy element cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce, który ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i ułatwienie obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się do obowiązkowego wdrożenia KSeF, aby móc w pełni korzystać z jego zalet i uniknąć ewentualnych problemów związanych z nieprzestrzeganiem przepisów.
Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym może być kluczowa dla pomyślnego przejścia na system KSeF, ponieważ doświadczeni specjaliści pomogą w integracji systemu oraz przeprowadzą firmę przez proces wdrożenia.
Kim są sygnaliści i jakie należy zachować procedury w firmie?
Sygnaliści to osoby, które zgłaszają naruszenia prawa w swoim miejscu pracy, zyskując tym samym szczególną…
Wakacje od ZUS: Nowa Możliwość dla Przedsiębiorców
Od 1 października 2024 roku w życie wchodzi nowa ustawa umożliwiająca przedsiębiorcom skorzystanie z „wakacji…
Wady i zalety różnych form opodatkowania JDG
Wybór formy opodatkowania dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) ma kluczowe znaczenie dla wysokości płaconych podatków…