Każdy przedsiębiorca w Polsce, niezależnie od formy prowadzenia działalności, musi pamiętać o regularnym opłacaniu podatków oraz składek ZUS. To obowiązek wynikający z przepisów prawa i fundament funkcjonowania państwa. Jednak w praktyce zdarzają się sytuacje, gdy podatek dochodowy, VAT czy składki na ubezpieczenia społeczne nie zostaną opłacone w terminie. Pojawia się wtedy pytanie – kto ponosi odpowiedzialność finansową za zaległości? Czy obciążają one wyłącznie samego przedsiębiorcę, czy także zarząd spółki, a może… księgową?
W tym artykule przeanalizujemy przepisy i praktykę, aby pokazać, kto i w jakich sytuacjach odpowiada za niezapłacone podatki i składki ZUS.
Odpowiedzialność podatnika – punkt wyjścia
Samozatrudnieni i JDG
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiedzialność jest prosta – za niezapłacone podatki i składki ZUS odpowiada właściciel całym swoim majątkiem. Niezależnie od tego, czy korzysta z pomocy biura księgowego czy samodzielnie prowadzi księgowość, fiskus i ZUS zwracają się w pierwszej kolejności właśnie do niego.
Spółki osobowe
W spółkach cywilnych czy jawnych odpowiedzialność ponoszą wspólnicy – solidarnie. Oznacza to, że organ podatkowy czy ZUS może dochodzić całości zobowiązania od każdego ze wspólników.
Odpowiedzialność zarządu w spółkach kapitałowych
Spółka z o.o. a zaległości podatkowe i ZUS
Teoretycznie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem, a zarząd jest chroniony przed bezpośrednią odpowiedzialnością. W praktyce jednak przepisy (m.in. Ordynacja podatkowa) przewidują sytuacje, w których członkowie zarządu odpowiadają za niezapłacone podatki i składki ZUS.
Do takiej odpowiedzialności dochodzi, gdy:
- spółka nie ma środków na uregulowanie zaległości,
- egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna,
- członek zarządu nie zgłosił w odpowiednim czasie wniosku o ogłoszenie upadłości.
Wtedy fiskus może wydać decyzję o pociągnięciu członka zarządu do odpowiedzialności osobistej.
Odpowiedzialność w spółce akcyjnej
Podobne zasady obowiązują w spółkach akcyjnych, choć odpowiedzialność zarządu jest nieco trudniejsza do wyegzekwowania.
Czy księgowa odpowiada za niezapłacone podatki i ZUS?
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy korzystanie z usług biura rachunkowego zwalnia ich z odpowiedzialności wobec fiskusa. Odpowiedź brzmi: nie.
Zakres odpowiedzialności biura księgowego
Biuro rachunkowe odpowiada wyłącznie w ramach zawartej umowy cywilnoprawnej. Jeśli np. księgowa błędnie obliczy podatek lub nie złoży deklaracji w terminie, przedsiębiorca nadal musi zapłacić należności wobec urzędu skarbowego czy ZUS. Dopiero później może domagać się odszkodowania od biura księgowego, jeśli błąd wynikał z jego winy.
Dlatego tak ważne jest, aby współpracować z profesjonalnym biurem księgowym np. z Łodzi (biuro rachunkowe Łódź), które posiada ubezpieczenie OC – wtedy łatwiej uzyskać rekompensatę w razie błędów.
Sankcje za niezapłacone podatki i składki ZUS
Odsetki i dodatkowe opłaty
Najprostszą konsekwencją są odsetki od zaległości. W przypadku ZUS mogą być też naliczane dodatkowe opłaty i kary.
Odpowiedzialność karno-skarbowa
Za uporczywe niepłacenie podatków lub składek grożą również sankcje karno-skarbowe. Może to być grzywna, a w skrajnych przypadkach nawet kara pozbawienia wolności.
Jak uniknąć problemów z zaległościami?
Regularna współpraca z biurem rachunkowym
Najlepszym rozwiązaniem jest współpraca z doświadczonym biurem księgowym, które na bieżąco monitoruje terminy i zmiany w przepisach. Dzięki temu przedsiębiorca minimalizuje ryzyko błędów.
Konsultacje księgowe online
Warto korzystać także z konsultacji księgowych online, które pozwalają rozwiać wątpliwości jeszcze przed złożeniem deklaracji.
Edukacja i śledzenie zmian w prawie
Przedsiębiorcy powinni śledzić aktualności podatkowe i prawne. W tym zakresie przydadzą się artykuły publikowane na naszym blogu, m.in.:
- Wakacje od ZUS – nowa możliwość dla przedsiębiorców
- Wyższe składki ZUS dla przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku
- Kwota wolna od podatku w 2025 roku – wszystko, co musisz wiedzieć
Co zrobić, gdy pojawią się zaległości?
- Nie zwlekaj z kontaktem z urzędem – możliwe jest złożenie wniosku o rozłożenie długu na raty.
- Skorzystaj z pomocy doradcy podatkowego lub biura księgowego – profesjonalista pomoże przygotować dokumenty i negocjować warunki spłaty.
- Monitoruj komunikację z urzędami – brak reakcji na wezwania może pogłębić problem.
Podsumowanie
Za niezapłacone podatki i składki ZUS odpowiada w pierwszej kolejności podatnik lub spółka. Zarząd spółki może ponieść odpowiedzialność, jeśli nie dopełni obowiązków w zakresie zgłoszenia upadłości. Księgowa natomiast nie odpowiada wobec urzędów, ale przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania w przypadku jej błędu.
Kluczowe jest więc, aby prowadzić firmę odpowiedzialnie, współpracować z rzetelnym biurem rachunkowym i w razie problemów nie zwlekać z działaniem.
FAQ – najczęstsze pytania o odpowiedzialność za niezapłacone podatki i ZUS
Nie, odpowiedzialność wobec fiskusa i ZUS zawsze ponosi przedsiębiorca. Biuro może odpowiadać jedynie cywilnie wobec klienta.
Nie zawsze. Do odpowiedzialności zarządu dochodzi tylko wtedy, gdy spółka nie ma majątku, a zarząd nie złożył wniosku o upadłość na czas.
Tak – w przypadku JDG właściciel odpowiada całym swoim majątkiem prywatnym.
Odsetki, dodatkowe opłaty, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karno-skarbowa.
Tak – to wygodna forma, by upewnić się, że wszystkie zobowiązania są uregulowane prawidłowo i na czas.
Zobacz również inne artykuły
Darowizna od babci lub dziadka bez podatku – kiedy naprawdę nie zapłacisz fiskusowi?
Otrzymanie wsparcia finansowego od bliskich to częsta sytuacja – szczególnie wtedy, gdy dziadkowie chcą pomóc…
Niezapłacone podatki i ZUS – kto ponosi odpowiedzialność finansową?
Każdy przedsiębiorca w Polsce, niezależnie od formy prowadzenia działalności, musi pamiętać o regularnym opłacaniu podatków…
KPiR 2026 – cyfrowa rewolucja w księgowości dla przedsiębiorców
Wprowadzenie – co się zmieni od 2026 roku? Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorców rozliczających…